Mengorganisasikan data dalam lingkungan file tradisional
Sebuah sistem informasi yang efektif menyediakan informasi yang akurat, tepat waktu, dan relevan bagi penggunanya. Informasi yang akurat tidak memiliki kesalahan. Informasi yang tepat waktu dapat dipakai oleh pembuat keputusan ketika dibutuhkan. Informasi yang relevan artinya informasi itu sangat berguna dan tepat untuk jenis pekerjaan dan keputusan yang membutuhkannya.
Konsep pengorganisasian file
Sistem komputer mengorganisasikan data ke dalam sebuah hierarki yang dimulai dengan bit dan byte, menuju field, dan basis data. Sebuah bit mewakili unit terkecil dari data yang dapat disimpan dalam komputer. Sekumpulan bit disebut byte, mewakili sebuah karakter tunggal, yang dapat menjadi huruf, angka atau simbol lainnya.pengelompokan karakter menjadi sebuah kata, kumpulan data, atau bilangan lengkap dinamakan field. Sekumpulan field yang saling berhubungan, seperti nama siswa, mata kuliah yang diambil, tanggal, dan nilainya, berkumpul menjadi sebuah record, sekumpulan record yang jenisnya sama dinamakan file.
Sekumpulan file yang berhubungan membentuk basis data. Sebuah file yang berhubungan mengambarkan sebuah enititas. Enititas adalah orang, tempat, hal, atau kejadian yang informasinya disimpan dan dipelihara. Setiap karakteristik atau kualitas yang menggambarkan entitas khusus disebut atribut.
Maslah dengan lingkungan file tradisional
Pada kebanyakan organisasi, file data dan sistem cenderung bertumbuh secara mandiri tanpa rencana menyeluruh untuk perusahaan. Akuntansi, keuangan, manufaktur, sumber daya manusia, juga penjualan dan pemasaran, semuanya berkembang dengan sistem dan file datanya sendiri.
Maslah-maslah yang ada dari hal ini adalah redudansi dan inkonsistensi data, ketergantungan program data, tidak fleksibel, buruknya keamanan data, ketidak mampuan berbagi data, diantara aplikasi-aplikasi.
· Redudensi dan Inkonsistensi data
Redudensi data adalah adanya duplikasi data dalam beberapa file data sehingga data yang sama disimpan di dalam lebih dari satu lokasi. Redudensi data terjadi ketika kelompok yang berbeda dalam organisasi mendapatkan data yang sama secara independen dan menyimpannya secara independen juga. Redudensi data menghabiskan tempat penyimpanan data dan juga menimbulkan inkonsistensi data, dalam arti atribut yang sama mungkin mempunyai nilai berbeda.
· Ketergantungan program data
Ketergantungan program data mengacu pada pasangan data yang tersimpan dalam file dan program tertentu yang dibutuhkan untuk memperbaharui dan memelihara file tersebut sehingga perubahan dalam programnya membutuhkan perubahan dalam datanya. Dalam lingkungan file tradisional semua perubahan didalam peranti lunak dapat membutuhkan sebuah perubahan di dalam data yang di akses oleh program itu. Perubahan seperti itu dapat menghabiskan jutaan dolar dalam implementasinya.
· Kurangnya fleksibilitis
Sistem file tradisional dapat mengirim laporan terjaadwal ruti setelah dilakukan pemrograman yang ekstensif, tapi tidak dapat mengirim laporan khusus atau merespon kebutuhan informasi yang tidak diantisipasi secara tepat waktu.
· Keamanan yang buruk
Karena kendali terhadap data dan pengelolaannya kurang, akses kepada dan penyebaran dari informasimungkin tidak dapat dilakukan. Manajemen mungkin dapat mengetahui siapa yabg sedang mengakses atau bahkan membuat perubahan pada organisasi.
· Kekurangan dalam pembagian dan ketersediaan data
Karena potongan-potongan informasi di dalam bagian yang berbeda dari organisasi tidak dapat dihubungkan satu dengan yang lainnya, maka mustahil informasi tersebut dapat dibagikan atau diakses secara tepat waktu.
Sistem manajemen basis data
Sistem manajemen basis data adalah peranti lunak yang memudahkan organisasi untuk memusatkan data, mengelola data secara efisien, dan menyediakan akses data bagi program aplikasi.DBMS bertindak sebagai antar muka antara program aplikasi dan file data fisik. Ketika program aplikasi memanggil file data, seperti gaji bruto, DBMS mencari data ini di dalam basis data dan memberikanya pada program aplikasi.
DBMS meringankan tugas programer atau pengguna akhir untuk memahami dimana dan bagaimana data sebenarnya tersimpan, dengan cara memisahkan tampilan secara logis dan fisik dari data. Tampilan logis menghadirkan data sebagaimana dilihat oleh pengguna akhir atau spesialis bisnis, sementara tampilan fisik mununjukan bagaimana data sebenarnya ditata dan terstruktur dalam media penyimpanan fisik.
DBMS Rasional
Jenis DBMS yang paling populer dewasa ini untuk PC untuk komputer yang lebih besar dan mainframe adalah DBMS relasional. Basis data relasional mempersentasikan data seperti tabel dua dimensi. Setip tabel berisi dat tentang sebuah entitas dan atributnya. Microsoft acces adalah DBMS relasional untuk desktop, sedangka DB2, orracle data base, dan microsoft SQL Server adalah DBMS relasional untuk mainframe besar. MySQL adalah sebuah perangkat komputasi genggam.
Setiap tabel dalam basis data relasional mempunyai satu field yang ditetapkan sebagai kunci primer. Field kunci adalah pemberi identitas yang unik untuk semua informasi di dalam semua baris dari tabel dan kunci primer ini tidak dapat diduplikasi.
Kapabilitas sistem menajemen basis data
DBMS menyertakan kapabilitas dan perangkat untuk mengorganisasikan, mengelola dan mengakses data dalam basis data. DBMS mempunyai kapabilitas definisi data untuk menentukan struktur dari isi basis data. Ini akan digunakan untuk membuat tabel basis data dan untuk mendefinisikan karakteristik field dalam setiap tabel. Informasi tentang basis data ini akan didokumentasikan dalam kamus data. Kamus data adalah file otomatis atau manual yang menyimpan definisi dari elemen-elemen data dan karakteristiknya.
Permintaan dan pelaporan
DBMS menyertakan perangkat untuk memanipulasi dan mengakses informasi dalam basis data. Kebanyakan DBMS mempunyai bahasa khusus yang disebut bahasa manipulasi data yang digunakan untuk menambahkan, mengganti, menghapus, dan mengambil kembali data di dalam basis data. Bahas manipulasi data yang terkemuka saat ini adalah bahasa permintaan terstruktur, Structured Query Language atau SQL.
Mendistribusikan basis data
Sistem informasi dapat dirancang dengan basis data terpusat yang digunakan sebuah prosesor pusat ataanyak posesor da jargn lenserver. Kmnginan lainnya, bas data apat didistribusikan. Basis data terdistribusi adalah basis data yang tersimpan dalam lebih dari satu lokasi fisik.
